Natuurlijk heeft de pandemie impact op het organiseren van je buitenlandse schoolreis. Reizen over de grens kan weer, maar is even minder onbezorgd dan je gewend bent. We zien scholen worstelen tussen niet reizen, de beslissing nog even uitstellen, misschien in Nederland blijven of juist met grote groepen vertrekken naar het buitenland om gemiste reizen in te halen. In dat laatste geval met een goede risico-inventarisatie op zak. Wij spraken met docenten en schoolleiders die dit najaar op buitenlandse schoolreis vertrokken. Onze groepen reisden onder andere naar Rome, België, Parijs, Denemarken en Berlijn. Waar liepen ze tegenaan? Hoe gingen ze om met de risico’s? Hoe waren de ervaringen?
De tips uit deze gesprekken in combinatie met onze eigen ervaringen verzamelden we voor je in een handige checklist:
'Tips en handvatten: het organiseren van een buitenlandse schoolreis in coronatijd’.
Interne afwegingen op school voor vertrek
- Maak een goede risico-inschatting vooraf. Inventariseer de zaken waar je tegenaan zou kunnen lopen en bepaal of die op te lossen zijn. Wees alert bij met het nemen van beslissingen als emoties de overhand krijgen, ongeacht of dat positieve emoties zijn van leerlingen of oncomfortabele reacties van ouders of docenten. Belangrijke indicator: in hoeverre voelen de organisatoren en begeleiders zich comfortabel bij de uitvoering?
- Accepteer aansluitend de risico-afweging en zet deze af tegen het belang voor leerlingen als wezenlijke middelbare schoolervaring. Juist in dit coronatijdperk doet een gezamenlijke reis veel goeds met leerlingen en docenten.
- Bepaal steeds in stappen in hoeverre iedereen nog altijd achter de beslissing staat. Durf je je als school ook in een later stadium nog af te vragen of je achter de genomen beslissing staat?
- Maak een aantal uren vrij voor één beslissingsbevoegde eindverantwoordelijke collega om het overkoepelende gedeelte van de reizen te regelen. Zo benut je de expertise binnen je organisatie.
Praktische interne afwegingen voor vertrek
- Overweeg als school voor de hele groep een kortlopende reisverzekering af te sluiten die het risico op onverwachte quarantainekosten afdekt. Informeer bij ons naar de voorwaarden.
- Zorg voor backup en bereidheid van achterblijvende docenten die adhoc kunnen en willen bijspringen of afreizen indien nodig. Benadruk hun belang om de reis mogelijk te maken.
- Bouw financiële buffers in je begroting in onder andere voor leerlingen die last minute niet mee kunnen. Accepteer dat je als school mogelijk wat extra kosten maakt.
- Inventariseer vooraf (samen met ons als reisorganisatie) de testlocaties op bestemming, zodat je je schaduwprogramma erop af kan stemmen.
- Inventariseer of er verplichtingen aan specifieke mondkapjes zijn: schaf die dan als school zelf aan.
- Zorg dat iedere leerling voor de zekerheid ook een papieren versie van hun QR bij zich heeft.
- Overweeg iedereen vooraf extern (via testen voor toegang kan dit gratis) te laten testen, ongeacht of dit op bestemming nodig is. Zo vertrek je vooraf als veilige bubbel.
- Denk vooraf na over een aantal scenario’s in het geval van een besmetting en informeer hoe je verblijfsaccommodatie omgaat met eventuele besmettingen. Hebben ze een protocol?
Externe communicatie naar leerlingen en ouders voor vertrek
- Benadruk aan (twijfelende) ouders dat cruciale aspecten op reis - zoals culturele en sociale vorming en kennismaking met andere culturen- een geweldige bijdrage leveren aan de ontwikkeling van een leerling. Juist nu is het extra belangrijk te realiseren dat er aandacht moet zijn voor het welzijn van jongeren. Samen reizen en ontdekkingen doen met je klasgenoten kan een wezenlijke bijdrage leveren aan het welzijn en hernieuwde verbinding in deze coronatijd. Accepteer dat een (klein) deel van de ouders kritisch zal zijn en mogelijk afhaakt. Onze ervaring tot op heden is dat de reacties van ouders (ook achteraf) veelal heel positief zijn, waarin expliciet benoemd wordt hoezeer hun kind hieraan toe was.
- Communiceer duidelijk dat deelnemers zelf verantwoordelijk zijn om te voldoen aan de geldende richtlijnen op de gekozen bestemming die te vinden zijn op de site van nederlandwereldwijd.nl
- Vermeld dat bij vertrek gecontroleerd wordt op de geldigheid van een QR-code voor de desbetreffende bestemming en communiceer dat leerlingen achter blijven op het moment dat ze geen geldige QR-code kunnen laten zien.
- Spreek verwachtingen op reis uit en maak naar leerlingen en ouders heel duidelijk wat de praktische gevolgen bij een besmetting zijn, ongeacht of je gevaccineerd bent of niet.
- Communiceer heldere verwachtingen naar ouders bij eventuele quarantaine onderweg. Deze expliciete benoeming kan weerstand oproepen. Beargumenteer in dat geval dat een ouder in het geval van elk ander incident onderweg (bijvoorbeeld het breken van een been) ook zou afreizen om hun kind te ondersteunen.
Bij vertrek en eenmaal op reis ...
- Controleer bij vertrek de geldigheid van de QR-codes door docenten of chauffeurs. Reis je met de bus? Controleer dan altijd voor het instappen als de ouders nog in de buurt zijn. Zo voorkom je eventuele problemen aan de grens.
- Vraag leerlingen vrijwillig om iedere 2 dagen een zelftest te doen (neem ook voldoende zelftesten mee). Benadruk het belang, maar houd het vrijblijvend. Zo constateer je een eventuele besmetting in een vroegtijdig stadium.
- Laat iemand bij klachten of twijfel een dag in de accommodatie en testen. Maak bij leerlingen zoveel mogelijk duidelijk dat ze zelf verantwoordelijk zijn om kenbaar te maken als ze klachten hebben.
- Zorg dat je met je groep zoveel mogelijk in een bubbel blijft. Werk met roulerende programma’s in kleinere groepjes en draai zo in (kleinere) bubbels je programma. Zo haak je gelijk aan op de tijdslots die veel musea op dit moment hanteren voor kleinere groepen.
- Verplaats je programma – voor zover mogelijk - naar de buitenlucht.
- Laat leerlingen die onderweg of voor terugkeer verplicht moeten testen (vrijblijvend) voorafgaand aan hun officiële test een zelftest doen. Zo weet je vooraf dat de kans heel klein is op een officiële positieve test bij een negatief testresultaat. In het geval van een positieve zelftest kun je vooraf eerst met de school schakelen voor overleg.
- Maak 1 vaste begeleider verantwoordelijk voor het eventueel testen met leerlingen ter plaatse. Verwerk het testen onderweg in een schaduwprogramma op reis. Zorg dat de leerlingen die moeten testen altijd een identiteitsbewijs bij zich hebben. Houd klein/discreet wie getest moet worden.
- Houd rekening met eventuele problemen met QR codes ter plaatse. Soms worden leerlingen bij een entree geweigerd omdat de QR-code niet goed laadt. Opnieuw downloaden van de QR-code kan helpen. Maar in dit soort gevallen is het prettig als leerlingen als back up een papieren versie van hun QR code bij zich hebben.
Tot slot ...
Natuurlijk denkt en helpt Travel Inventive met je mee, zowel in de voorbereiding als eenmaal onderweg. Met bovenstaande punten kan je als school zelf al aan de slag en beperk je de risico's onderweg. Zo zorgen we samen dat je met je schoolgroep verantwoord en veilig op reis kan.
Profiteer van de rust in de steden. Door corona is er letterlijk meer ruimte om dingen te doen!
Goede reis!
Lees ook...
Wereldwijde reisadviezen van de Nederlandse overheid
Voorwaarden en rechten van geboekte schoolreizen bij Travel Inventive in coronatijd
